Bedah Kasus Northern Berkshire Health Systems

Kasus 3 : Northern Berkshire Health Systems

Latar Belakang dan Tujuan
Selama empat tahun ini, Northern Berkshire Health Systems (NBHS) telah membentuk organisasinya untuk mengadopsi pendekatan berdasarkan populasi untuk meningkatkan kesehatan seluruh komunitas pada area geografisnya. Demi hal ini, NBHS akan melakukan integrasi vertikal dari institusi perawatan kesehatan yang telah ada termasuk di dalamnya rumah sakit, agensi perawatan rumah (homecare), dan fasilitas perawatan lokal serta komunitas warga pensiun. Ketika NBHS mempersiapkan siklus pertama dari perencanaan strategisnya sebagai suatu sistem yang terintegrasi, NBHS harus berupaya untuk memperkuat hubungannya dengan komunitas yang ada dengan cara mengajak komunitas untuk terlibat bersama dalam proses perencanaan sebagai partner penuh (full partner).

Proses baru ini bertujuan untuk memberikan kesempatan pada komunitas untuk berbicara mengenai tujuan, nilai, dan harapan mereka bagi perawatan kesehatan lokal. Maka dari itu, kegiatan ini mungkin menghasilkan suatu kebijaksanaan kolektif dari organisasi dan komunitasnya sehingga meningkatkan kemungkinan bahwa hasil perencanaan akan sesuai dengan kebutuhan komunitas, dinikmati oleh komunitas luas, dan mampu bertahan. Selain itu, proses perencanaan juga dirancang untuk meningkatkan dialog dan memperkuat hubungan antara stakeholder-stakeholder yang sebelumnya (yang ada di organisasi dan komunitas), dan untuk mengurangi pikiran-pikiran sempit yang mungkin menjadi karakteristik suatu badan pemerintah.

Proses perencanaan strategis ini menyatukan lima komponen, yaitu wawancara komunitas, analisis pasar dan penerapan tren, analisis kunci program-program klinis, rencana fasilitas, dan asesmen lingkungan masa depan NBHS berdasarkan skenario. Dalam setiap komponen proses, dilaksanakan wawancara individual, dialog dalam kelompok kecil, dan refleksi personal untuk membawa suara setiap partisipan ke masa depan, serta untuk mendukung sintesis kreatif dari berbagai sudut pandang.

Metode
Appreciative Inquiry Scenario Based Planning (Perencanaan Strategis berdasarkan Appreciative Inquiry berbasis skenario).
• Wawancara Komunitas
Tujuannya adalah untuk menggabungkan dan mempelajari berbagai cerita mengenai pengalaman keberhasilan di dalam organisasi. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi faktor inti yang memberikan kehidupan dalam organisasi, untuk menciptakan mimpi mengenai masa depan, dan untuk mendesain organisasi yang sesuai dengan mimpi tersebut.
Untuk memastikan keberagaman masukan 12 kelompok stakeholder utama NBHS (pasien rumah sakit, penduduk senior pusat kesehatan, kelompok religius, bisnis lokal asuransi, karyawan NBHS, anggota dari struktur penguasa NBHS, advokat konsumen, dokter, perawat, dan penyedia pusat kesehatan lainnya) diundang untuk berpartisipasi di dalam Tim Pewawancara Stakeholder. Pada akhirnya didapatkan 18 volunteer. Tim ini bertemu dalam 3 workshops, dimana masing-masing workshops dilaksanakan selama 2 hari. Pada workshops pertama, tim diperkenalkan pada tujuan dan perencanaan proyek. Anggota tim saling mewawancarai satu sama lain agar lebih terbiasa dengan AI dan untuk menentukan tema paling penting yang akan dimasukkan dalam wawancara komunitas. Setelah itu mereka mengembangkan naskah untuk wawancara komunitas berdasarkan tema-tema yang didapatkan dari workshops pertama. Pada workshops kedua, anggota tim mempelajari bagaimana melaksanakan wawancara apresiatif. Kemudian satu bulan setelahnya, setiap anggota tim mewawancarai 5-10 anggota komunitas, dengan total wawancara sebanyak 136. Durasi wawancara bisa berjalan satu jam bahkan lebih, ditambah 1-2 jam setiap wawancara untuk dokumentasi. Pada workshops ketiga, anggota tim bertemu untuk menganalisa data yang mereka dapatkan. Analisa dilakukan dengan pendekatan kualitatif, yaitu analisis naratif. Anggota tim mengabstraksikan tema-tema yang didapat dari 136 wawancara, dengan menggunakan skema klasifikasi yang mereka dapatkan dari isi cerita. Dari berbagai cerita, mereka menemukan tema yang menjadi faktor pemberi kehidupan, ketika NBHS berada dalam keadaan terbaiknya. Dari tema-tema ini mereka menciptakan tiga Imaji Kolektif mengenai pusat kesehatan lokal di masa depan:
1) Hubungan berdasarkan perasaan kasih sayang, mendengarkan secara mendalam, dan saling memahami.
2) Bekerja sama untuk memperoleh makanan terbaik untuk pasien, keluarga mereka, dan untuk seluruh komunitas lokal.
3) Spektrum keunggulan penuh, memberikan akses untuk dan mengkoordinasi pelayanan di sepanjang spektrum – dari program self-care hingga secara lokal memberikan pelayanan profesional untuk spesialisasi pemberian pelayanan pusat kesehatan regional.
• Aktivitas perencanaan tradisional dan penciptaaan skenario
Walau Tim Pewawancara Stakeholder telah berjalan, masih ada beberapa kelompok lain yang melakukan studi perencanaan strategis secara tradisional. Kelompok pertama mengumpulkan data market share, tingkat penggunaan, dan keadaan finansial NBHS. Kelompok kedua meninjau keadaan fasilitas yang dimiliki saat ini dan mencari kekuatan serta keterbatasannya. Hingga akhirnya mereka membuat suatu laporan untuk mengubah jasa yang ada saat ini dan pengembangannya menjadi jasa profesional. Kelompok ketiga mempelajari beberapa penyedia jasa klinik utama yang belum mencapai performa yang diharapkan. Sedangkan kelompok keempat berusaha menciptakan skenario. Mereka mengidentifikasi karakteristik lingkungan lokal dan nasional yang paling berdampak pada sistem kesehatan selama 5 tahun mendatang. Akhirnya mereka menciptakan 3 skenario.
• Menggabungkan seluruh hasil
Lima bulan setelah pembentukan Tim Pewawancara Stakeholder, anggota dari seluruh kelompok kerja, dan jajaran direktur bertemu selama 2 hari, untuk meninjau dan mengintegrasikan informasi dari setiap variasi komponen. Setelah itu mereka mengadakan retreat yang bertujuan untuk mengembangkan pemahaman mendalam mengenai apa saja yang telah mereka alami, dan memberikan kepercayaan diri kepada kelompok kerja bahwa apa yang mereka lakukan dapat dipahami oleh orang lain, serta memiliki pengaruh pada rencana strategis, hingga pada akhirnya seluruh orang mendapatkan gambaran secara keseluruhan. Retreat dimulai dengan presentasi mengenai tiga Imaji Kolektif oleh tim pewawancara stakeholder. Setiap presentasi diikuti dengan dialog dalam kelompok kecil untuk mengeksplorasi hubungan antara data kuantitatif yang didapatkan dengan Imaji Kolektif yang ada. Jajaran direksi dan partisipan kelompok kerja berpartisipasi di dalam setiap kelompok kecil. Kemudian, mereka memperhatikan bagaimana skenario masa depan dapat mendukung 3 Imaji Kolektif tersebut menjadi panduan dalam membuat strategi organisasi di dalam tiga lingkungan yang berbeda. Puncak dari retreat tersebut adalah sesi bertukar pikiran yang menghasilkan 15 langkah tindakan berdasarkan Imaji Kolektif. Manajer senior dari NBHS secara bertahap menggabungkan 15 langkah tersebut menjadi 5 langkah. Tiga dari lima langkah tersebut dipresentasikan dan disetujui.

Hasil
Dari proses wawancara 136 stakeholder mengenai pengalaman-pengalaman keberhasilan perawatan lokal diperoleh tiga imaji. Imaji ini mewakili kebijaksanaan dan tujuan kolektif komunitas terhadap sistem perawatan kesehatan. Imaji ini diperoleh dari pengalaman aktual yang mereka miliki sehingga imaji ini didasarkan pada kapabilitas yang telah ada di sistem perawatan kesehatan lokal dan komunitas. Imaji-imaji tersebut adalah sebagai berikut:
• Perawatan Northern Berkshire
Perawatan adalah komponen penting dari NBHS, yang merupakan mesin yang mendorong organisasi. NBHS dikenal karena adanya standar hubungan yang perhatian – hubungan yang berdasarkan respek bersama, kepercayaan, simpatik, dan kompetensi profesional. Dalam komunitasnya, NBHS memberlakukan klien sebagai anggota keluarga.
• Kerjasama
Prioritas utamanya adalah bekerjasama untuk memberikan yang terbaik pada pasien, keluarga pasien, dan keseluruhan populasi.
• Keunggulan penuh
NBHS merupakan pusat utama dari semua perawatan kesehatan bagi populasi northern Berkshire. NBHS membantu anggota komunitas untuk meraih dan mempertahankan kesehatan optimal melalui perawatan diri, perawatan lokal, dan perawatan khusus.

Dari kegiatan tim penciptaan skenario dihasilkan tiga skenario narasi yang berbicara mengenai lingkungan masa depan yang potensial, yaitu:
• Skenario Boom Town
• Skenario Bureaucratic Grey
• Skenario Something New Emerges

Dari rekomendasi para manajemen senior terdapat tiga langkah sebagai fokus dari Perencanaan Strategis NBHS 2001. Tiga langkah utamanya adalah sebagai berikut:
1. Rencana Utama Rumah Sakit Kampus (Hospital Campus Master Plan), yang harus disetujui dan dimulai pada fase 1 – Ambulotary Care center
2. Perbaikan sistem/pendidikan, mengembangkan suatu rencana untuk mendidik perawat dan mendukung staf sukarelawan melalui sistem kesehatan yang mengarah pada harapan komunitas akan pengalaman perawatan yang penuh perhatian.
3. Program manajemen perawatan/akses pasien, mengembangkan suatu sistem untuk mengatur perawatan antar sistem secara efektif dan untuk memastikan adanya tingkatan yang sama antar pasien.

Langkah 2 dan 3 berasal dari tema komunitas, yaitu perawatan, kerjasama, dan keunggulan penuh. Sedangkan, langkah 1 berasal dari kebutuhan untuk membangun lingkungan fisik yang dianggap komunitas sebagai perawatan dan profesionalisme.